Relatório

É um documento descritivo mas, ao contrário da acta, contém uma apresentação pessoal do redactor, ou seja, na conclusão.

O relatório é um documento da mais alta importância numa organização, pois, com base nos seus pareceres, podem ser tomadas decisões.

Sendo um documento importante, é natural que a sua elaboração siga um percurso bem definido.

Etapas que a elaboração de um relatório deve seguir:

• Compilação de toda a informação disponível sobre o assunto que o relatório irá versar. Nos casos mais complexos, sugere-se a organização de um dossier com toda a documentação possível.

• Nesta fase, o redactor terá de ter tomado conhecimento sobre o tema:

§  Leitura e análise dos documentos, procurando anotar as principais ideias e procurar um elemento de ligação entre as ideias dos documentos coligidos;

§  Identificação do elemento de ligação;

§  Reflexão crítica sobre o tema;

§  Tomada de posição sobre o tema.

Uma vez completado o percurso acima descrito, deveremos ter os elementos necessários para redigir o relatório.

Estrutura que um relatório deve seguir:

• Introdução

§  É a apresentação do tema ou problema sobre o qual vai ser elaborado o relatório.

• Desenvolvimento

§  É a exposição dos argumentos utilizados que permitem fazer a síntese e elaborar a conclusão.

-As ideias contidas nos diferentes parágrafos deverão estar bem articuladas entre si, tornando quase óbvia a conclusão a tirar adiante.

-Assim, as diferentes partes que antecedem a conclusão deverão conter os elementos suficientes que permitem ao destinatário entender a lógica da conclusão a tirar.

• Conclusão

§  É a apresentação de uma ideia que não é só um resumo, mas que envolve um trabalho de apreciação/avaliação/crítica/construção (tese) por parte do redactor.

Etapas e preceitos para a elaboração de um relatório

• Recolha de informação;

• Organização das informações;

• Análise das informações com resumo dos elementos recolhidos;

• Síntese (ideia-chave contida nos documentos analisados);

• Conclusão (ideia-chave recriada pelo autor do relatório = Tese);

Apresentação

A apresentação do relatório é muito importante, pois o seu aspecto poderá motivar mais o destinatário e facilitar-lhe a tarefa de análise.

Esta obedece, portanto, a determinados preceitos convencionados.

Atentemos nalguns deles:

• Os relatórios têm dimensões variáveis, podendo ter apenas uma página ou serem mais extensos.

Neste ultimo caso, o relatório deverá ter uma “página de rosto” (que em linguagem corrente se designa por “capa” do relatório). Na página de rosto deverá constar a organização que “encomenda” o relatório, o seu autor e o seu destinatário. Normalmente, também se deverá incluir o tema do relatório e a data da sua elaboração.

Convém referir que, embora estes elementos sejam os que, em regra, se exigem, eles não dispensam que no final do relatório sejam incluídas a data e a assinatura do seu autor;

• Os relatórios podem conter documentos anexos que deverão ser identificados ao longo do texto e apensos no final do mesmo;

• Os relatórios extensos deverão ter um entrelinhamento de 1,5 espaços sob pena de se tornarem demasiado compactos e difíceis de ler;

• Os relatórios pequenos podem ser processados com 2 espaços de entrelinhamento;

• Os relatórios devem ser feitos em papel de uma certa consistência, de modo a evidenciar a importância do seu conteúdo. Para tal, não deve ser utilizado papel de gramagem inferior a 80 mg;

• Procure tornar o texto atractivo usando corpos de letra diferentes para os títulos e subtítulos, respeitando, naturalmente, a sua hierarquia;

• Use negros para evidenciar aspectos relevantes no relatório;

• Respeite os preceitos quanto a margens e outros procedimentos normalizados.